4 Organisatie

• Iedereen (in onze organisatie) altijd handelt volgens de bedoeling en de strategie.
• Iedereen de principes Resultaat, Richting, Ruimte, Reflectie, Rekenschap, Respons in de praktijk brengt.
• Iedereen bezig is met een verbeterpunt van zichzelf, de afdeling, de organisatie als geheel en ons netwerk.
• Iedereen zich ‘stoer’ gedraagt en falen ziet en gebruikt als waardevolle les.
• Iedereen elke dag naar een 10 streeft zodat onze huurders onze dienstverlening met ten minste een 8 waarderen.
• Iedereen deelneemt aan ten minste 1 multidisciplinair team en of taak/klus en bijdraagt aan crossfunctionele besluitvorming.
• We de competenties hebben om van buiten naar binnen te redeneren en in staat zijn in ons handelen verbinding te leggen met anderen en rekening te houden met hun belangen.

Woonforte is een ambitieuze corporatie. Om doelmatiger te kunnen werken is meer focus aangebracht in de missie, visie en strategie. De prioriteit ligt bij nieuwbouw, doorstroming op de woningmarkt en het doelmatiger maken van de organisatie. Eind 2021 hebben wij een geactualiseerde missie, visie en strategie vastgesteld.

Handelen in de geest van de bedoeling
Door de basisprocessen meer te standaardiseren, is meer tijd en ruimte om ‘maatwerk’ bij klanten toe te passen, waar nodig.

Ontwikkeltraject
We organiseren trainingen voor leidinggevenden, teams en medewerkers individueel over de uitgangspunten van STOER (Samen, Transparant, Open, Eerlijk en Respect).

Corona: thuiswerken is de norm
Ook in 2021 werken bijna alle medewerkers vanuit huis. Klantprocessen lopen door maar dan wel contactloos voor zoveel mogelijk. Zo is het proces van woningverhuur en sleuteluitgifte volledig contactloos gemaakt en zoveel mogelijk gedigitaliseerd, zoals digitale ondertekening van huurcontracten.

Verdere ontwikkeling van de medewerkers

We hebben een plan voor de ontwikkeling van de organisatie opgesteld en geïmplementeerd. Met als doelen:

1. het maken van eenduidige functies (brede functies zijn herbezien);
2. het krijgen van goed lopende processen door werkprocessen tegen het licht te houden en waar nodig aan te passen;
3. de organisatie versterken waar nodig met (nieuwe) vacatures/functies.

Daarbij hebben we sterk ingezet op de ontwikkeling van de medewerkers met:

1. trainingen en coaching (in company en individueel) gericht op upgraden vakkennis, vaardigheden en persoonlijke effectiviteit;
2. verbeteren van kennis en kunde over systemen en processen door o.a. opfriscursussen voor AX;
3. ontwikkeltraject voor leidinggevenden, teams en collega’s;
4. via diverse webinars aandacht geven aan (lichamelijk en geestelijk) gezond thuiswerken;
5. meer aandacht voor veilig werken, zoals trainingen asbestherkenning en omgaan met agressie, en voor het herkennen van phishingmails en smishing.

Ook is een bedrijfsdag georganiseerd waar alle medewerkers elkaar voor het eerst in anderhalf jaar live zagen. We hebben de geactualiseerde missie en de nieuwe visie en strategie besproken en zijn actief aan de slag gegaan met onze kernwaarden (STOER). Bovendien was er volop ruimte om de verbinding weer met elkaar te vinden. 

We hebben meerjarige afspraken met gemeente, collega-corporatie en huurdersorganisaties. Daarbinnen maken we jaarlijkse afspraken en houden bij wat we realiseren. Tenslotte is meten = weten. Halverwege het jaar evalueren we met elkaar de voortgang. In 2021 is een groot deel van de gemaakte afspraken gerealiseerd. Op het gebied van gerealiseerde woningbouw is achterstand. Vanwege vertraging in procedures, maar ook door oplopende bouwkosten en het opnieuw budgetteren van projecten is niet 100% van nieuwe huurwoningen gebouwd.

Ieder kwartaal hebben we overleg met Habeko wonen om zaken af te stemmen. Daarnaast hebben we overleg gehad rondom de (gemeentelijke) prestatieafspraken.

Samen met de andere woningcorporaties in regio Holland Rijnland biedt Woonforte haar vrijkomende huurwoningen aan via het woonruimteverdeelsysteem Huren in Holland Rijnland. We bespreken hierin ook gemeente-overstijgende zaken. We bekijken in dit overleg of we de inkoop voor nieuwbouwprojecten gezamenlijk kunnen oppakken.

In dit overleg bespreken we met elkaar de mogelijkheden voor loopbaangerichte workshops die bij elkaar op locatie worden georganiseerd. In 2021 hebben deze overleggen door corona stilgelegen. Controllers onderling en medewerkers P&O onderling hebben wel overlegd. 

De bestuurders hebben de samenwerking geëvalueerd. De intentie is uitgesproken om de samenwerking voort te zetten. 

• We verspilling van tijd en energie bestrijden en onnodige administratie en bureaucratie verbannen.
• We talent aantrekken en behouden, en ook aanwezig talent in de organisatie beter benutten.
• We diversiteit nastreven.
• Woonforte een organisatie is waar mensen graag werken.
• De ontwikkeling van beïnvloedbare organisatiekosten niet meer is dan inflatie.
• We efficiënt werken.

Beoordelingscyclus
Onze beoordelingscyclus staat in het teken van goede gesprekken over resultaten, groei en ambitie.

Kwaliteit van informatie en data
Op basis van goede informatie kunnen we concrete en geslaagde beslissingen nemen. Daarom is de kwaliteit van data belangrijk. Het informatiemanagement en de datakwaliteit zijn stevig verbeterd. 

We hebben in 2021 een nieuwe website gelanceerd. De informatie is voor een groot deel gekoppeld aan de kennisbank die we intern gebruiken. Huurders kunnen o.a. reparatieverzoeken, ZAV-aanvragen en overlastmeldingen via de website doorgeven, zonder in te loggen. Voor meer privacygevoelige zaken moeten huurders wel inloggen. Hiervoor biedt het nieuwe huurdersportaal van Embrace meer mogelijkheden en het werkt nog makkelijker ook. Het portaal en de website maken gebruik van dezelfde beslisbomen die we ook intern gebruiken. Ook is op de nieuwe website een chatfunctie toegevoegd. Daarnaast zijn de whatsapp-berichten toegevoegd in Embrace, aan het klantenvolgsysteem. Dit alles maakt onze dienstverlening efficiënter en beter.

We hebben gewerkt aan een nieuw intranet op basis van Sharepoint dat op 11 januari 2022 live ging.

Tobias
De migratie van het softwarepakket Tobias AX naar Tobias 365 is voorbereid en kan grotendeels in 2022 plaatsvinden.

Uitwerken van doelstellingen in het I&A-beleidsplan

• Mail to pay is toegepast bij de afrekening servicekosten. 
• Verbeteren beveiliging van data en alert maken van medewerkers door o.a. een pentest en test-phishing mails.
• Thuiswerken is geoptimaliseerd. 
• WOZ-waarde van het volledige woningbezit is vooraf beoordeeld en afgestemd met de gemeente - waar nodig gecorrigeerd voor de definitieve aanslag.

Woonforte besteedde hieraan aandacht door onder andere:

• de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen;
• maatregelen te nemen op het gebied van administratieve organisatie/interne controle, met zowel interne als externe audits;
• voorbeeld-dilemma’s en daadwerkelijke dilemma's te bespreken tijdens het werkoverleg; 
• een jaarlijkse rapportage aan het MT, de OR en de RvC;
• op de introductiedag voor nieuwe medewerkers aandacht te hebben voor de integriteitscode.

In 2021 waren er geen integriteitsmeldingen. Ook waren er geen meldingen bij de anonieme meldlijn van de firma Hoffmann.

Wel is tweemaal een overschrijding van de procuratiebevoegdheid gesignaleerd. Wij hebben vastgesteld dat de betreffende medewerkers hierbij geen (persoonlijk) belang hadden. Er zijn passende maatregelen genomen om dergelijke incidenten te voorkomen.
 

Regelmatig verschijnen op intranet polls om bij de medewerkers de (werk)tevredenheid en opleidingsdoelstelling van medewerkers te meten.

Begin 2021 is een medewerkersonderzoek uitgevoerd met als thema stress en plezier in werk. Met de medewerkers op afdelingen waar veel stress werd ervaren, zijn vervolggesprekken geweest.

Ook is in 2021 een enquête verstuurd aan medewerkers naar (de kwaliteit van) het thuiswerken. Het blijkt dat niet iedere medewerker een optimale thuiswerkplek kan creëren. Daar gaan we met de medewerkers verder naar kijken.