Doel 6: Wij zijn een adaptieve, wendbare, efficiënte, toekomstgerichte organisatie met een goede dienstverlening.

Woonforte is een ambitieuze corporatie. Om deze ambities te kunnen halen, gaan we de SSP (strategische personeelsplanning) in 2024 uitwerken.

Handelen volgens de bedoeling
Door de basisprocessen meer te standaardiseren, is meer tijd en ruimte om ‘maatwerk’ bij klanten toe te passen waar nodig.

Ontwikkeltraject
We organiseren trainingen voor leidinggevenden, teams en medewerkers individueel over de uitgangspunten van STOER (Samen, Transparant, Open, Eerlijk en Respect).

Hybride werken
Ook bij Woonforte wordt hybride gewerkt. De combinatie thuiswerken en op kantoor werken is niet meer weg te denken. Daarover hebben we goede afspraken gemaakt zodat de processen optimaal blijven lopen. Daarnaast is veel gedigitaliseerd, zoals digitale ondertekening in huurcontracten. Om nog beter hybride te kunnen werken implementeerden we een nieuw primair systeem - Tobias 365 - waarmee we volledig in de cloud werken. Daarmee kunnen we nóg beter samenwerken. Zo werken we aan een wendbare, toekomstgerichte organisatie met een goede dienstverlening.  

Wij zorgen dat wij duidelijke afspraken maken en dat wij onze afspraken nakomen. Wij communiceren helder over wat kan en wat we doen.

Woonforte maakt gebruik van de regionale klachtencommissie Klachtencommissie Wonen Zuid-Holland (KCWZH). 

Woonforte hecht veel waarde aan de Huurdersorganisatie Groene Hart als vertegenwoordiger van alle huurders en als gesprekspartner. Het bestuur schept randvoorwaarden om te komen tot sterke en professionele huurdersorganisatie. In 2023 was er op een aantal onderwerpen verschil in inzicht tussen huurdersorganisatie Groene Hart en Woonforte. Met een mediator is hierover gesproken. We gaan in vol vertrouwen de toekomst in. Onderwerpen die in 2023 zijn besproken:

Het oordeel in de visitatie was dat Woonforte ruim voldoende scoort op het samenwerken met stakeholders en open staat voor beïnvloeding. De commissie constateerde dat de relatie met de huurdersorganisatie om aandacht vraagt. Via een bemiddelaar is de relatie verbeterd en staan we weer op goede voet met elkaar. De commissie constateerde ook dat de relatie met de gemeente goed is. Op bestuurlijk niveau kan structureel overleg tussen Woonforte en gemeente over de integrale aanpak van opgaven meer opleveren. De visitatiecommissie attendeerde ons erop om aandacht te blijven schenken aan het meenemen van je omgeving in integrale beleidsvorming. Zorg dat het sociaal domein hierin een duidelijke positie heeft. 

In 2023 heeft Woonforte een visitatie laten doen voor de periode 2019 tot en met 2022. De visitatiecommissie heeft veel documenten bestudeerd, een enquête gehouden en met belanghouders gesproken. 

De visitatie richt zich op vier onderwerpen:

1.      Maatschappelijke waarde: wat doet de corporatie?
2.      Maatschappelijke verankering: hoe verbonden is de corporatie met haar huurders en belanghouders?
3.      Besturing: hoe doet de corporatie het?
4.      Capaciteit: kan de corporatie de opgave aan (financieel en  organisatorisch)?

Belangrijkste bevindingen op de vier aandachtsgebieden

Sterke punten 

De visitatiecommissie heeft de volgende sterke punten van Woonforte uitgelicht:

• Op financieel vlak maakt Woonforte de nodige scherpe keuzes op basis van scenario-planning en prioritering in afstemming met haar belanghebbenden.
• Sturing maatschappelijke waarde op basis van datagedreven management en instrumentarium.
• Op organisatorisch vlak heeft Woonforte veel aandacht besteed aan het teamproces en aan de individuele werknemer. Medewerkers zijn zeer tevreden over Woonforte als werkgever. Enthousiasme, passie en inzet zijn duidelijk zichtbaar.

Aanbevelingen

Natuurlijk zijn er ook zaken waarop wij ons nog verder kunnen ontwikkelen. De commissie geeft ons de volgende aanbevelingen:

• De relatie met de huurdersorganisatie vraagt aandacht. Daar wordt door Woonforte en de huurdersorganisatie hard aan gewerkt.
• De relatie met de gemeente is goed. Op bestuurlijk niveau kan structureel overleg tussen Woonforte en gemeente over de integrale aanpak van opgaven meer opleveren. Woonforte toont de wil om dit (weer) actief op te pakken.
• Blijf aandacht schenken aan het meenemen van je omgeving in integrale beleidsvorming. Zorg dat het sociaal domein hierin een duidelijke positie heeft.
• Het betrekken van de bewonerscommissies. De huurdersorganisatie heeft hierop gesprekken gevoerd met bewonerscommissies. Hieruit is een aantal actiepunten naar voren gekomen. Ook Woonforte voert via de buurtconsulent gesprekken met bewonerscommissies.

In lijn met het advies om onze stakeholders goed te blijven meenemen bij de beleidsontwikkeling, -uitvoering en de keuzes van Woonforte zijn we in 2023 gestart met een digitale nieuwsbrief voor onze stakeholders. Deze is in 2023 twee keer verstuurd. 

De jaarlijkse stakeholderbijeenkomst vond plaats op 26 juni en maakte deel uit van het visitatieproces. Tijdens het Kwestival zijn enkele dilemma’s die uit de enquête en gesprekken voortkwamen, voorgelegd aan een grotere groep stakeholders en huurders. Ook bespraken we de ideale wijk van de toekomst via een korte managementgame.

In 2023 is de organisatiestructuur van Vastgoed veranderd. Om de opgave beter aan te kunnen en de span of control van de manager vastgoed te verminderen is de afdeling opgesplitst in drie teams met allen een eigen manager of teamleider:

• Team Ontwikkeling
• Team Onderhoud
• Team Bestaande bouw

Daarnaast heeft de afdeling Vastgoed een stafafdeling. 

Deze verandering is in samenwerking met de OR in goede afstemming verlopen. Dit betekende voor Woonforte dat er 5 nieuwe functies ontstonden.

 Het organigram ziet er als volgt uit: 

Samen met de andere woningcorporaties in regio Holland Rijnland biedt Woonforte haar vrijkomende huurwoningen aan via het woonruimteverdeelsysteem Huren in Holland Rijnland. We werken binnen de samenwerking samen aan gemeente-overstijgende zaken waarbij de partijen elkaar versterken en ondersteunen. 

Zo zijn er verschillende programma's: 

• Versnellen woningbouw
• BLOEI en arbeidsmarktcampagne
• Duurzaamheid
• Wonen en zorg
• Gemeenschappelijke inkoop

De meldregeling (eerst klokkenluidersregeling) is in 2023 aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving. Daarnaast besteedden wij aandacht aan integriteit door onder andere: 

• de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen;
• de controller houdt een register bij met integriteitsmeldingen;
• maatregelen te nemen op het gebied van administratieve organisatie/interne controle, met zowel interne als externe audits;
• een jaarlijkse rapportage door HR aan het MT, de OR en de RvC;
• op de introductiedag voor nieuwe medewerkers aandacht te hebben voor de integriteitscode.

Woonforte faciliteert opleidingen en trainingen voor haar medewerkers. Woonforte heeft een groot netwerk aan opleiders waarmee zij nauw samenwerkt, maar ook daarbuiten worden opleidingen gevolgd.

In 2023 zijn opleidingen georganiseerd op verschillende terreinen:

• Organisatie brede opleidingen (collectieve opleidingen waar alle medewerkers aan kunnen deelnemen). Voorbeelden hierbij zijn de training 'omgaan met agressie', 'jouw grenzen stellen' en voor onze nieuwe medewerkers is er de training 'Oriëntatie Volkshuisvesting'.
• Functie specifieke opleidingen (opleidingen gericht op een bepaalde functiegroep of functie). Voorbeelden hierbij zijn de workshops 'Inkomensregistratie' en de cursus 'Techniek voor Verhuur'.
• Individuele opleidingen (opleidingen gevolgd door specifieke een medewerker met als doel om zijn functie optimaal te kunnen uitvoeren)
• ILOB: het individuele loopbaanbudget van onze medewerkers wordt gebruikt voor opleidingen die een verbreding van de toekomstige loonbaan zijn.

We staan voor veranderingen en uitdagingen, hier zijn we actief mee bezig als organisatie. Het is belangrijk dat de medewerkers over de juiste competenties en kennis beschikken, nu en in de toekomst. Als corporatie zorgen we voor ontwikkeling en opleiding van onze medewerkers, dat is een continu proces. Daarnaast zullen we in 2024 een uitgebreidere visie maken op onze strategische personeelsplanning die in relatie staat tot onze visie en missie. In verband met personeelswisseling bij HR is dit in 2023 uitgesteld.